Le « zéro papier », nouvelle tendance issue du développement durable, demande aux directions de trouver des solutions efficaces pour répondre à ce phénomène. De nombreuses personnes en poste aujourd’hui entretiennent avec le papier une relation encore particulière. A l’inverse, la jeune génération plus à l’aise avec les nouvelles technologies et le numérique n’ont plus le même rapport au papier. La communication moderne a l’avantage de permettre aux équipes de traiter les demandes et les flux plus rapidement. Le papier reste et restera incontournable dans notre société et pourtant, les notions de simplification et de consolidation des processus évoluent. Le « zéro papier » en entreprise : une utopie ou une réalité difficile à atteindre ?

Une optimisation des flux d’informations.

Prenons l’exemple d’une demande de congés : le premier réflexe consiste à imprimer le formulaire pour le remplir, une démarche évidente allant pourtant à l’encontre du principe du développement durable. Une fois complétée, cette fiche est transmise au supérieur pour signature. Elle poursuit sa route vers le service des ressources humaines qui la numérisera enfin pour en conserver la trace. Elle sera définitivement archivée  dans des lieux de stockage au poste financier relativement élevé concurrencé aujourd’hui par le stockage dit numérique, plus  accessible. Dans un tel scénario, le temps de traitement d’un document est important et le risque de perte non négligeable.

Une question se pose alors : pourquoi ne pas utiliser un formulaire numérique ? Outre la réponse qu’il apporte à la politique « zéro papier », il offre aux entreprises un sérieux gain de temps (envoi automatique d’e-mail, signature électronique) et améliore la traçabilité. Les solutions de gestion de processus (ou workflow) proposent la dématérialisation de formulaires dans le but de simplifier les flux d’informations au sein de l’entreprise. Les collaborateurs créent eux-mêmes leurs formulaires pour les diffuser sur un intranet ou un extranet. Ces applications s’utilisent sans connaissance particulière en développement informatique et optimisent les performances de l’entreprise.

Une gestion des documents plus simple et plus efficace.

Une procédure sous-entend que l’intégralité des collaborateurs ait connaissance du document. Dans la plupart des cas, ces procédures sont disponibles dans des classeurs qu’il revient à chacun de consulter. Les responsables doivent s’assurer de leur mise en application et donc obtenir la signature de toutes les personnes concernées.

C’est pour répondre à cette problématique que les solutions de gestion électronique de documents (GED) contribuent à la mise en place des politiques « zéro papier ». Proposant l’archivage digital organisé et des signatures électroniques, ces logiciels assurent ainsi à l’entreprise une traçabilité sans faille de ses documents. La GED organise, gère et offre des outils de pilotage aux directions fonctionnelles qui leur permet de s’affranchir des tâches à faible valeur ajoutée. Chaque collaborateur a accès simplement et à tout moment aux documents liés à ses activités et à ses processus.

Une réalité accessible grâce aux logiciels.

Ces applications tentent uniquement de remplacer le papier là où il est peu pertinent. Jugées  comme des produits de confort, on s’aperçoit pourtant que les solutions GED et Workflow ont de nombreux avantages économiques, organisationnels et écologiques. Elles sont présentes depuis plusieurs années dans les grandes entreprises. Mais grâce à la démocratisation du cloud computing, les PME ont désormais la possibilité d’intégrer ce type de solutions. Les éditeurs ont su rendre accessibles leurs logiciels et adapter leur coût pour répondre aux contraintes budgétaires de ces nouveaux clients.

Les entreprises n’atteindront probablement jamais le « zéro papier » ? Est-on d’ailleurs certain qu’elles ne souhaitent plus utiliser un seul papier au quotidien ? Qui souhaite conserver ses cartes de visite exclusivement sur son téléphone ? Dans la vie de tous les jours, qui pense pouvoir abandonner le célèbre Post-it ? A défaut du concept « presque pas de papier » les solutions de dématérialisation répondent à un réel besoin d’économie et d’efficacité et s’avèrent être un excellent début pour une démarche de développement durable.

Fanny Piederriere l Marketing produit

Source : https://www.qualnet.fr/

Inscription

• Thèmes clés : Satisfaction client, processus, procédures, non-qualité, risques, non-conformités, traçabilité 

• Profil des participants : Managers, responsables opérationnels, responsables qualité, risk managers, responsables de la certification, process owners, …

• Objectifs : savoir établir le diagnostic du système d’organisation; bâtir le consensus autour d’une vision commune et structurée des prestations clés de l’entreprise entre les responsables opérationnels; formaliser la création de valeur ajoutée depuis l’identification des besoins des clients jusqu’à leur satisfaction; mesurer l’efficacité du système d’organisation.

• Pourquoi choisir l’Institut Optimum ?
– 223 cadres formés en 2012. 
– Satisfaction supérieure à 90% sur le panel.
– 20 ans d’expérience en amélioration du fonctionnement des entreprises au plan mondial.
– Formateurs de niveau minimum Master of Engineering avec 10 à 30 ans d’expérience dans l’industrie ou les services.
– Certifié ISO 9001 et EduQua, formations accréditées ISAS QMM 2060.
– Outil de modélisation des processus fourni en prêt pendant 3 mois.

• ** Conditions :
– Prix spécial : CHF 650.-/journée de formation (9h-16h45) (déjeuner compris). CHF 5’525.- pour le certificat de compétences complet.
– Chaque thématique suivie individuellement est créditée pour l’obtention ultérieure du certificat.
– Formation à distance (FID).
– Les participants recevront une attestation de formation ou le certificat de compétence .
– Voir le règlement des études.

Challenge Optimum S.A.

Source : https://www.optimum.ch/

Contact : optimum@optimum.ch

Assemblée Générale Extraordinaire du Club Francilien Progrès et Performance

L’événement se tiendra aux date, heure et lieu suivants :

Mercredi 20 novembre 2013 de 14:00 à 16:00

Auditorium du MEDEF
55 Avenue Bosquet
75007 Paris
France

https://www.mfq-iledefrance.org/

Source : https://www.mfq-iledefrance.org/

Pour cette seconde édition du Process Efficiency World Tour, ce sont 13 occasions de découvrir comment vous pouvez transformer vos métiers et votre SI grâce au BPM.

Les experts BPM Bonitasoft sont de retour ! 

Rejoignez-nous pour découvrir les bonnes pratiques pour mener à bien un projet BPM autour de présentations d’experts, de cas clients et de démonstrations interactives d’applications développées avec Bonita BPM 6, la suite BPM open source la plus utilisée dans le monde.

De l’optimisation de l’expérience client à la gestion des ressources humaines,venez découvrir comment le BPM peut changer votre façon de concevoir des applications métier !

Source : https://www.bonitasoft.com/pewt/2013/home.php?lang=fr

Dans le cadre du lancement national de ses Congrès/Salons 2014, Préventica vient spécialement à Paris les 3, 4, et 5 décembre 2013.

Afin d’ouvrir les premiers débats et d’envisager ensemble les grands axes de cette nouvelle saison, nous sommes ravis de vous convier aux Conférences en Avant-Première du Congrès/Salon de référence en France pour la maîtrise globale des risques professionnels :

Santé, Sécurité et qualité de vie au travail :
un investissement rentable pour les entreprises.
mardi 3 déc.
9h – 12h30

Comment faire de la Sécurité Incendie / Sûreté un atout pour l’Entreprise ?
mercr. 4 déc.
9h – 12h30

Prévention des risques psychosociaux et Fonction Publique : de la négociation aux actions.
jeudi 5 déc.
9h – 12h30

Source : https://www.preventica.com/salon/2014/inscription-avant-premiere-paris.php?ev=CAPP09

Depuis 20 ans association de référence des métiers du Risque en entreprise, l’AMRAE, définit pour la première fois le cadre de la fonction de Risk Manager : Activités, Taches, Compétences.

« Avec ce Référentiel, notre métier est encore plus clair et compréhensible par tous. Il montre clairement la dynamique de ce métier et les enjeux des prochaines années pour ses acteurs. » Gilbert Canaméras, Président AMRAE

En définissant la notion même de Risk Management et de Risk Manager, le Référentiel permet de valoriser la fonction et de légitimer les actions de coordination du processus global de gestion des risques vis-à-vis de leur direction générale et de toutes les parties prenantes. En formalisant les contours et les contenus de la fonction, le Référentiel permet d’appréhender la valeur ajoutée du Risk Manager et les articulations possibles avec les autres fonctions de l’entreprise.

En poursuivant le travail de clarification des missions de chacun, le Référentiel permet l’identification des acteurs chargés de la mise en œuvre de la coordination et de l’efficacité du dispositif de gestion des risques. En référençant les activités, déclinées en tâches et exigences rattachées aux compétences et qualités attendues, le Référentiel facilite le recrutement, l’évaluation et l’évolution du Risk Manager (gestion des compétences et des carrières).

En précisant les responsabilités et les missions, le Référentiel favorise la mise en place et la fluidification des relations et interactions nécessaires à la mise en œuvre du processus de maîtrise des risques.

https://amrae-presse.seitosei.eu/_documents_crm/docs_newsletter/c9308_AMRAEReferentielMetierRiskManager_102013.pdf

Un séminaire en ligne : des solutions pour optimiser votre gestion documentaire et vos flux d’informations.

QualNet vous propose de découvrir ses solutions logicielles à travers des séminaires en ligne de 30 minutes. Ils sont ouverts à tous et une simple inscription suffit pour y participer. Ces démonstrations en ligne où vous pourrez poser toutes vos questions, vous permettront dans un premier temps de découvrir les généralités et les fonctions principales de nos logiciels.

Intraqual DYNAMIC : le moyen le plus simple pour dématérialiser vos formulaires !
QualNet a imaginé The Workflow Factory® pour simplifier les flux d’informations au sein de l’entreprise. Maîtrisez la création de vos propres formulaires et diffusez-les sur un intranet ou un extranet.

Intraqual DOC : un outil performant pour répondre à vos besoins de gestion documentaire.
QualNet vous propose un outil qui organise et gère l’ensemble des documents inhérents au fonctionnement de votre structure. Chaque collaborateur a accès simplement et à tout moment aux documents liés à ses activités et à ses processus.

Découverte en ligne de nos produits.

Différents rendez-vous vous sont proposés d’ici la fin de l’année 2014. Pour vous inscrire, cliquez sur la date de votre choix.

• Le jeudi 7 novembre 2013

INTRAQUAL DYNAMIC : https://attendee.gotowebinar.com/register/6628750348912809729

INTRAQUAL DOC : https://attendee.gotowebinar.com/register/51360740882362369

• Le mardi 19 novembre 2013

INTRAQUAL DYNAMIC : https://attendee.gotowebinar.com/register/1370256824417638658

INTRAQUAL DOC : https://attendee.gotowebinar.com/register/6891188381480873218

• Le jeudi 5 décembre 2013

INTRAQUAL DYNAMIC : https://attendee.gotowebinar.com/register/1069581076151136514

INTRAQUAL DOC : https://attendee.gotowebinar.com/register/49461884481939714

• Le mardi 17 décembre 2013

INTRAQUAL DYNAMIC : https://attendee.gotowebinar.com/register/7105398535339115266

INTRAQUAL DOC : https://attendee.gotowebinar.com/register/8438223231994281474

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Contactez le service commercial au 02 48 70 70 34 ou commercial@qualnet.fr

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Le cabinet de conseil et d’audit EY associé au magazine L’Express ont décerné le Prix de l’Entrepreneur de l’Année 2013 à Pierre-Etienne Bindschedler, Président de la société SOPREMA. La cérémonie de remise de prix a eu lieu le 21 octobre 2013 au théâtre Mogador à Paris.

Pour la 21ème année consécutive, le cabinet de conseil et d’audit EY associé au magazine L’Express ont distingué des entrepreneurs au parcours remarquable. Pierre-Etienne Bindschedler, qui a reçu le Prix de l’Entrepreneur de l’Année de la région Est début octobre, a été distingué au niveau national parmi les lauréats des sept régions participantes : Est, Ile-de-France, Méditerranée, Nord de France, Ouest, Rhône-Alpes et Sud-Ouest.

Les entrepreneurs distingués pour cette édition 2013 sont :

Prix de l’Entrepreneur de l’Année :
Pierre-Etienne Bindschedler, Président de la société SOPREMA
(société d’origine alsacienne spécialisée dans les produits d’isolation et d’étanchéité)

Prix de l’Entreprise d’Avenir :
Mickaël Froger et Jérémie Peiro, co-fondateurs de LENGOW
(entreprise spécialisée dans les développements pour le Web)

Prix du Business Vert :
Christophe Mezy, Président de la société SOBAC
(PMI Aveyronnaise spécialiste de fertilisants agricoles)

Prix de l’Entreprise familiale :
Patrick Daher, Président de DAHER
(équipementier industriel)

Prix de l’Engagement sociétal :
Denis Marliac, Président directeur général de LILIAL
(entreprise spécialisé dans les produits médicaux créée il y a 10 ans en Anjou)

Le Prix de l’Entrepreneur de l’Année a pour partenaire le groupe Edmond de Rothschild, la société Verlingue, courtier en assurances spécialisé dans la protection des entreprises et BPI France, organisme public de référence ayant pour mission de financer l’innovation et la croissance des entreprises et avec le soutien média des Echos, LCI et depuis cette année Widoobiz, la web radio des entrepreneurs.

Organisée par l’Association France Qualité Performance, la prochaine cérémonie de remise de Prix France Qualité Performance aura lieu le 28 novembre 2013, à l’Amphithéâtre Pierre Mendés France à Bercy.

Le Prix France Qualité Performance est remis par l’AFQP sous le haut patronage du Ministère du
Redressement Productif, avec le soutien de la DGCIS, et les partenaires : AFNOR, Bureau Veritas CCI
France.
Cette année, trois niveaux de Prix seront remis :
• Le Prix France Qualité Performance : qui s’adresse à toutes les organisations qui ont pour
objectif de faire de la qualité un projet d’équipe et qui veulent communiquer sur leurs engagements.
• Le Prix des Bonnes Pratiques : qui concerne des candidats qui ont atteint un haut niveau de
performances sur un aspect de leur fonctionnement.
• Le Prix des Étudiants : cette première édition vise à récompenser les meilleurs travaux de fin
d’études réalisés par des étudiants dans les domaines qualité ou excellence opérationnelle.

Pour chacun de ces Prix, les candidatures étaient ouvertes jusqu’au 15 septembre dernier au niveau
national comme régional. Le PFQP est basé sur le modèle de l’EFQM et il est ouvert aux grandes
entreprises (plus de 500 salariés), aux PME et ETI (moins de 500 salariés) des secteurs industriels et
services ainsi qu’aux établissements publics/administrations/associations.

Pour le PBP, les candidatures sont déposées dans une ou plusieurs des catégories suivantes :
• La relation clients et/ou fournisseurs
• L’excellence opérationnelle (incluant en particulier les démarches Lean, Six sigma ou équivalent)
• L’utilisation des NTIC (incluant les réseaux sociaux d’entreprise)
• La Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE, ISO 26000)
• L’engagement des salariés, le management participatif

Pour le Prix des Etudiants, deux catégories ont été créées :
• Bac+3, Licence pro, Licence 3
• Bac+5 Master, Ingénieur.

Les obligations de transparence en matière sociale et environnementale pour les entreprises rentrent en vigueur

Valerie Malnoy, associée Baker Tilly France, commente les obligations de transparence des entreprises en matière sociale et environnementale.

> Le cadre réglementaire : un long accouchement

L’obligation, pour les sociétés cotées*, d’inclure des informations sociales, environnementales et sociétales dans le rapport annuel a été instituée par la loi du 15 mai 2001 relative aux nouvelles régulations économiques dite « loi NRE ». Le décret n° 2012-557 du 24 avril 2012 liste les informations à faire figurer et prévoit différents seuils de sociétés, notamment les seuils de 100 millions d’euros pour le total du bilan ou le montant net du CA et de 500 pour le nombre moyen de salariés permanents. Certaines PME sont donc concernées.

> Un organisme tiers doit attester la présence de ces informations

L’arrêté ministériel du 13 mai 2013, obligeant les entités concernées à désigner un vérificateur de ces données sociales et environnementales, est enfin paru au JO du 14 juin 2013. Ce texte détermine les modalités selon lesquelles l’organisme tiers indépendant conduit sa mission. Ce dernier délivre une attestation relative à la présence, dans le rapport de gestion, de toutes les informations prévues par les textes, ainsi qu’un avis motivé portant sur la sincérité des informations et sur les explications données par la société sur l’absence de certaines informations.

> Trois types d’information doivent figurer dans le rapport

Ces informations concernent les trois chapitres extra-financiers suivants :

– le chapitre social. Exemples : relations sociales, santé et sécurité,

– le chapitre environnemental. Exemples : pollution et gestion des déchets, utilisation durable des ressources,

– le chapitre sociétal. Exemples : relations avec les parties prenantes, sous-traitance et fournisseurs.

> Une application étalée dans le temps

S’agissant des informations à mentionner dans le rapport de gestion, l’obligation est applicable pour :

– les sociétés cotées* aux exercices ouverts après le 31 décembre 2011 ;

– les sociétés non cotées (dont le total du bilan ou le montant net du CA dépasse 400 millions d’euros et dont le nombre moyen de salariés permanents est supérieur à 2000) aux exercices ouverts après le 31 décembre 2012,

– les sociétés non cotées (dont le total du bilan ou le montant net du CA dépasse 100 millions d’euros et dont le nombre moyen de salariés permanents est supérieur à 500) aux exercices ouverts après le 31 décembre 2013.

S’agissant de l’obligation de vérification des informations par un organisme tiers indépendant, le décret est applicable pour les sociétés cotées à partir de l’exercice ouvert après le 31 décembre 2011, et pour les sociétés non cotées à partir de l’exercice clos au 31 décembre 2016.

Pour résumer, le dispositif monte progressivement en puissance en fonction de la taille de l’entreprise et nécessite l’oeil averti des conseils d’entreprise.

 * Et les sociétés non cotées dont le total du bilan ou le montant net du CA dépasse 1 milliard d’euros et dont le nombre moyen de salariés permanents est supérieur à 5000.

Source : https://www.bakertillyfrance.com/