Communiqué de QEM – Simplifier vos systèmes documentaires

Simplifier vos systèmes documentaires

La problématique de l’efficacité des systèmes documentaires :

La maîtrise des activités nécessitent pour les entreprises et collectivités de formaliser leurs savoir-faire :

• Soit par souci d’obtenir des pratiques homogènes sur le plan opérationnel et fonctionnel,
• Soit par obligation légale ou jurisprudentielle de formaliser des activités à risques pour l’entreprise ou ses clients (finance, pharmacie, aéronautique…),
• Soit par nécessité de prévenir l’érosion ou la fuite des compétences.

En l’absence d’approche raisonnée, le risque est de constituer un système documentaire volumineux, peu lisible, difficile à mettre à jour et donc inefficace, que ce soit en mode « papier » ou dématérialisé….

Quels sont les enjeux de la construction ou de la simplification d’un système documentaire ?

• Que faut-il formaliser ?

La première difficulté est d’identifier ce qu’il convient de formaliser et surtout ce qui ne doit pas l’être : qui n’a pas entendu l’idée reçue qui consiste à formaliser toutes les activités sans distinction afin de permettre à quiconque d’exécuter n’importe quelle tâche même si cela ne relève pas de sa compétence? Cette idée doit être combattue ; en effet l’enjeu est plutôt de formaliser ce qui présente un « risque » à ne pas l’être.

• Une méthode fondée sur l’analyse des risques :

Tout travail de documentation d’une activité doit faire l’objet d’une réflexion préalable qui déterminera les tâches complexes, les tâches rares, les tâches à risques technologiques ou financiers…. Puis, alors seulement, il conviendra de formaliser les activités liées à ces « points critiques ».

• Le problème de l’accessibilité à l’information

L’autre problématique du système documentaire est la difficulté et le temps nécessaire pour retrouver l’information recherchée : il convient de permettre une « navigation » interactive dans le système documentaire sur la base d’interfaces graphiques, fondée sur l’approche processus par exemple. Par ailleurs, la forme des documents doit favoriser une lecture rapide.

• Les documents de « traçabilité »

La documentation possède bien souvent une fonction de conservation de l’information : là aussi, des astuces existent pour alléger.

• La « dématérialisation » du progrès continu

Les technologies de l’information permettent aujourd’hui de piloter des processus de travail en « zéro papier » : un acteur réalise une action de travail qui est transmise à distance à son collègue qui à son tour complète le flux de travail et ainsi de suite (concept workflow)… Ces technologies sont idéales pour dématérialiser les circuits de réflexion du progrès continu : identification d’une anomalie, identification des causes, des actions curatives et correctives… tout cela peut se dérouler dorénavant en un temps record libérant les acteurs du « poids du papier ».

Secteurs d’activité régulièrement confrontés aux problématiques des systèmes documentaires inadaptés :

• Entreprises et collectivités certifiées ISO 9001, 14001,…
• Organismes où le contrôle interne est très sophistiqué : banque, assurance, protection sociale,…
• Entreprises où les risques technologiques sont majeurs : nucléaire, aéronautique, automobile, …
• Entreprises où la sécurité alimentaire et médicale est déterminante : agroalimentaire, pharmacie, médecine, …

L’expertise de qem en matière de système documentaire :
plus de 50 % de documents en moins à efficacité égale !

qem dispose de consultants qui peuvent diagnostiquer vos problématiques documentaires, vous aider à simplifier, vous assister à élaborer des cahiers des charges fonctionnels préalables à l’informatisation et la dématérialisation de la documentation…

Pour plus d’information, contactez : jean-philippe.vincent@prospica.com

qem, une société du Groupe Prospica – 8, avenue des Minimes – 94300 Vincennes – Tel: 01.58.64.58.64

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