Eoden sécurise ses flux achats avec DocuWare et prépare la facturation électronique

Créé en 2019 et implanté près de Montpellier, Eoden est un groupe familial d’investissement à mission qui réunit environ 60 sociétés et 600 salariés, pour un chiffre d’affaires de 150 millions d’euros. Ses activités couvrent notamment l’hôtellerie expérientielle, la promotion immobilière, l’agroécologie ainsi que l’efficacité énergétique et la décarbonation.

La diversité de ces métiers et des organisations qui composent le groupe entraîne une multiplication des circuits de validation et des règles de gestion. Dans un contexte de croissance, la maîtrise des flux documentaires est donc devenue un enjeu important pour les équipes comptables et financières.

Remplacer un processus manuel difficile à contrôler

Avant le déploiement de DocuWare, le traitement des factures reposait sur un processus essentiellement manuel. Les documents reçus par courrier étaient redistribués aux comptables, transmis aux différents valideurs, signés et tamponnés sur papier avant d’être saisis et mis en paiement.

Ce fonctionnement allongeait les délais de traitement et limitait la visibilité des équipes sur le statut des factures. Il exposait également le groupe à des risques de perte de documents ou de rupture dans la piste d’audit.

Eoden recherchait ainsi une solution capable de centraliser les factures, d’automatiser les workflows d’achat et de faciliter leur intégration comptable, tout en constituant une armoire documentaire sécurisée et à valeur légale.

À l’issue d’un benchmark, le groupe a retenu DocuWare pour sa modularité, ses capacités de paramétrage et la possibilité de faire évoluer les circuits de validation de manière autonome. Cette souplesse doit notamment permettre d’intégrer progressivement de nouvelles sociétés au dispositif, au rythme du développement d’Eoden.

Le choix d’un fournisseur européen a également compté dans la décision. Il répond à la volonté du groupe de travailler avec des partenaires en phase avec ses engagements en matière de responsabilité, de proximité et de maîtrise des données.

Plus de 36 000 factures traitées chaque année

Les factures sont désormais scannées à leur réception ou collectées par e-mail, puis intégrées dans DocuWare. Après leur indexation comptable, elles sont automatiquement orientées vers le circuit de validation correspondant à l’entité et à la nature de la dépense.

Une facture ne peut être mise en paiement que lorsque toutes les étapes de validation prévues ont été réalisées. Son intégration dans Sage 100 intervient ensuite de manière automatisée, tandis que le document et les informations associées restent centralisés dans DocuWare.

La solution est aujourd’hui utilisée par près de 100 collaborateurs au sein de 45 sociétés. Elle permet de traiter environ 36 000 factures d’achat par an, représentant près de 100 000 pages.

Le groupe dispose ainsi d’une meilleure visibilité sur ses flux : les factures sont tracées, leur statut est connu à chaque étape et les recherches sont centralisées. L’application mobile permet également aux responsables concernés de valider des documents à distance, notamment depuis un chantier.

« Avec DocuWare, nous avons sécurisé nos flux achats : chaque facture est tracée, validée par les bons interlocuteurs et intégrée à Sage avant paiement, avec l’autonomie nécessaire pour faire évoluer nos circuits de validation », explique Frédérique Doineau, directrice générale adjointe d’Eoden.

L’accompagnement du partenaire intégrateur a porté sur le cadrage du projet, la modélisation des workflows et la montée en compétence des équipes. La formation a ensuite été déclinée en interne en fonction des différents profils d’utilisateurs.

Un contrôle interne et une piste d’audit renforcés

Au-delà de la dématérialisation, le projet contribue à renforcer le contrôle interne du groupe. Chaque facture suit désormais un processus formalisé et documenté, de sa réception à son intégration dans l’ERP.

Cette organisation réduit le risque de perte, d’erreur ou de mise en paiement prématurée. Elle permet également de conserver une piste d’audit complète, avec l’historique des validations et des actions réalisées sur chaque document.

Pour la direction financière, cette traçabilité est particulièrement importante dans une organisation composée de plusieurs dizaines de sociétés.

« Pour une direction financière qui accompagne près de 45 sociétés, la visibilité et la traçabilité sont essentielles. DocuWare nous permet de sécuriser chaque étape du traitement des factures, de leur réception jusqu’à leur intégration dans Sage 100 », souligne Roxane Garzia, responsable comptable groupe d’Eoden.

Intégrer la facturation électronique aux processus existants

Eoden a également déployé durant l’été 2026 la Plateforme Agréée de DocuWare afin de préparer l’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire.

À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent également les émettre sous cette forme. Cette obligation sera étendue aux PME et aux microentreprises en septembre 2027.

Pour Eoden, l’enjeu ne consiste pas uniquement à assurer la transmission réglementaire des factures. Le groupe doit pouvoir identifier automatiquement l’entité concernée, diriger chaque document vers le workflow approprié, contrôler les validations, suivre son statut, l’intégrer dans Sage 100 et le conserver avec l’ensemble de sa piste d’audit.

La Plateforme Agréée vient donc prolonger l’environnement documentaire existant. Les factures électroniques entrantes peuvent être réceptionnées dans le même écosystème que les autres documents, puis soumises aux workflows et aux règles de contrôle déjà en place.

« Le projet du groupe Eoden illustre la valeur d’une approche intégrée : la Plateforme Agréée ne se superpose pas aux processus existants, elle les prolonge. En réunissant facturation électronique, GED, automatisation des workflows et intégration à l’ERP, nous aidons les entreprises à transformer une obligation réglementaire en amélioration concrète de leur performance et de leur contrôle interne », conclut Olivier Rajzman, directeur France de DocuWare.

Eoden prévoit désormais d’étendre cette démarche avec la connexion de DocuWare à Primpromo, la solution utilisée pour ses activités de promotion immobilière, ainsi qu’avec la dématérialisation des bons d’engagement et des commandes.