Comment répondre au « zéro papier » en entreprise ?

Le « zéro papier », nouvelle tendance issue du développement durable, demande aux directions de trouver des solutions efficaces pour répondre à ce phénomène. De nombreuses personnes en poste aujourd’hui entretiennent avec le papier une relation encore particulière. A l’inverse, la jeune génération plus à l’aise avec les nouvelles technologies et le numérique n’ont plus le même rapport au papier. La communication moderne a l’avantage de permettre aux équipes de traiter les demandes et les flux plus rapidement. Le papier reste et restera incontournable dans notre société et pourtant, les notions de simplification et de consolidation des processus évoluent. Le « zéro papier » en entreprise : une utopie ou une réalité difficile à atteindre ?

Une optimisation des flux d’informations.

Prenons l’exemple d’une demande de congés : le premier réflexe consiste à imprimer le formulaire pour le remplir, une démarche évidente allant pourtant à l’encontre du principe du développement durable. Une fois complétée, cette fiche est transmise au supérieur pour signature. Elle poursuit sa route vers le service des ressources humaines qui la numérisera enfin pour en conserver la trace. Elle sera définitivement archivée  dans des lieux de stockage au poste financier relativement élevé concurrencé aujourd’hui par le stockage dit numérique, plus  accessible. Dans un tel scénario, le temps de traitement d’un document est important et le risque de perte non négligeable.

Une question se pose alors : pourquoi ne pas utiliser un formulaire numérique ? Outre la réponse qu’il apporte à la politique « zéro papier », il offre aux entreprises un sérieux gain de temps (envoi automatique d’e-mail, signature électronique) et améliore la traçabilité. Les solutions de gestion de processus (ou workflow) proposent la dématérialisation de formulaires dans le but de simplifier les flux d’informations au sein de l’entreprise. Les collaborateurs créent eux-mêmes leurs formulaires pour les diffuser sur un intranet ou un extranet. Ces applications s’utilisent sans connaissance particulière en développement informatique et optimisent les performances de l’entreprise.

Une gestion des documents plus simple et plus efficace.

Une procédure sous-entend que l’intégralité des collaborateurs ait connaissance du document. Dans la plupart des cas, ces procédures sont disponibles dans des classeurs qu’il revient à chacun de consulter. Les responsables doivent s’assurer de leur mise en application et donc obtenir la signature de toutes les personnes concernées.

C’est pour répondre à cette problématique que les solutions de gestion électronique de documents (GED) contribuent à la mise en place des politiques « zéro papier ». Proposant l’archivage digital organisé et des signatures électroniques, ces logiciels assurent ainsi à l’entreprise une traçabilité sans faille de ses documents. La GED organise, gère et offre des outils de pilotage aux directions fonctionnelles qui leur permet de s’affranchir des tâches à faible valeur ajoutée. Chaque collaborateur a accès simplement et à tout moment aux documents liés à ses activités et à ses processus.

Une réalité accessible grâce aux logiciels.

Ces applications tentent uniquement de remplacer le papier là où il est peu pertinent. Jugées  comme des produits de confort, on s’aperçoit pourtant que les solutions GED et Workflow ont de nombreux avantages économiques, organisationnels et écologiques. Elles sont présentes depuis plusieurs années dans les grandes entreprises. Mais grâce à la démocratisation du cloud computing, les PME ont désormais la possibilité d’intégrer ce type de solutions. Les éditeurs ont su rendre accessibles leurs logiciels et adapter leur coût pour répondre aux contraintes budgétaires de ces nouveaux clients.

Les entreprises n’atteindront probablement jamais le « zéro papier » ? Est-on d’ailleurs certain qu’elles ne souhaitent plus utiliser un seul papier au quotidien ? Qui souhaite conserver ses cartes de visite exclusivement sur son téléphone ? Dans la vie de tous les jours, qui pense pouvoir abandonner le célèbre Post-it ? A défaut du concept « presque pas de papier » les solutions de dématérialisation répondent à un réel besoin d’économie et d’efficacité et s’avèrent être un excellent début pour une démarche de développement durable.

Fanny Piederriere l Marketing produit

Source : https://www.qualnet.fr/