BDR France : une meilleure performance de ses process qualité grâce à une solution QSE

“ Chez BDR Thermea France , nous avions déjà pour habitude de gérer notre documentation de manière informatisée, en stockant nos fichiers Word sur un serveur. Pour autant, au vu de la multitude de documents disponibles, rechercher la bonne information était très compliquée et chronophage. Nous avions un réel besoin d’optimisation de notre base documentaire, mais pas uniquement. Nous étions aussi à la recherche d’un outil permettant de mettre en place des workflows pour gérer les process qualité. Plusieurs outils ont été testés et nous avons rapidement réalisé qu’il était très difficile d’obtenir un suivi satisfaisant des actions mises en place. Nous nous sommes donc mis à la recherche d’un logiciel QSE – gestion de la qualité – intégrant une GED qui nous permettrait à la fois de centraliser l’information, la tracer et l’exploiter efficacement ” , déclare Claude Fave, Directeur QSE chez BDR France (marques De Dietrich, Chappée, Oertli, Sofath).

Après avoir consulté plusieurs prestataires et échangé avec différentes entreprises sur les solutions qu’elles avaient choisies, elles, en interne, BDR France  a opté pour la société Isiware et sa solution Normea.

 Une autonomie de déploiement et d’usage

“ Normea a été conçu par et pour le service qualité. Son déploiement a été réalisé en interne de A à Z : cela représente un travail important en tant qu’administrateur. Évidemment, nous avons accès à des ressources dédiées très disponibles auprès des équipes d’Isiware, ce qui nous permet d’avancer rapidement. Nous travaillons dans une vraie relation de confiance ”, explique Michel Glesser, Technicien Qualité.

Sur le terrain, les équipes utilisatrices révèlent une réelle autonomie : “ Cela faisait partie de notre cahier des charges. Normea permet de créer, de gérer son administration en toute autonomie, de la création des workflows jusqu’à celle des profils sans avoir besoin de l’appui du service informatique. De plus, la plateforme est très ergonomique et d’usage intuitif pour les équipes et n’a pas nécessité de déclencher un plan de formation. Grâce aux tableaux de bord mis en place, nous sommes capables de vérifier si le logiciel est correctement utilisé et d’intervenir en fonction des besoins ”,  témoigne Alain Ferbach, Responsable Qualité Production.

Traçabilité, centralisation de l’information

Après un an d’utilisation, l’équipe Qualité de BDR Thermea France  continue de mobiliser les utilisateurs autour de Normea et de gérer son extension à tous les services. Celle-ci se déroule étape par étape, en renforçant les bonnes pratiques.

“ Grâce aux workflows, nous avons pu automatiser des processus complexes, en intégrant par exemple le rapport 8D – une méthode de management de la qualité complète permettant de répondre à tous types de questions et d’aider à la prise de décision – directement dans le logiciel. Chaque responsable reçoit la tâche à accomplir et reporte son activité : à la dernière étape, un rapport complet est consolidé et la problématique de départ est résolue durablement. Aujourd’hui, nous garantissons une traçabilité complète – réclamations clients, actions mises en place – et fournissons ainsi une réponse plus rapide, plus efficace et pérenne à nos clients  ”, commente Claude Fave, Directeur QSE.

La centralisation figure aussi parmi les atouts de la solution.“ À ce jour, nous avons intégré à la plateforme les 1000 documents du service qualité et avons l’intention d’en ajouter plus de 12 000 avant fin 2020. Aujourd’hui, l’information est complètement centralisée : tout est sécurisé et nous gagnons ainsi un temps précieux lorsque nous avons besoin d’une information. Par exemple dans le cas des audits, la cartographie mise en place permet de relier l’information à des normes ISO à partir de n’importe quel document ”, remarque Alain Ferbach, Responsable Qualité Production.

Une montée en charge progressive

Utilisé dans un premier temps par le service qualité, l’usage de Normea a été progressivement déployé auprès de 850 – bientôt 1300 – collaborateurs.

“ Le principe de tarification nous permet d’augmenter le nombre d’utilisateurs, et donc d’étendre le périmètre d’action au fur et à mesure. En passant à la nouvelle version Normea Liberty, l’usage administrateur a été considérablement facilité, notamment concernant la construction des workflows. Nous avons aussi commandé la version multi-langues qui s’adapte à la langue de l’utilisateur final. Et pour finir, nous travaillons à la mise en place de rapports KPI afin d’automatiser la génération d’indicateurs mensuels et améliorer davantage nos bonnes pratiques Qualité ”, conclut Michel Glesser, Technicien Qualité.