Dématérialisation des documents et courriers entrants : une pratique en cours de généralisation d’ici 2010

Markess International, société d’études et de conseil spécialisée dans l’analyse de la modernisation et de la transformation des organisations privées et publiques avec les technologies de l’information, présente les résultats majeurs de sa dernière étude :  » Dématérialisation des documents et courriers entrants ».

Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus fréquemment au sein des organisations interrogées par Markess International :
– d’une part, la dématérialisation dite « native »,qui consiste pour une entreprise à  recevoir directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques ;
– d’autre part, la dématérialisation de documents et courriers reçus au format papier, puis dématérialisés grâce à  des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l’information et son traitement.

En 2008, les organisations interrogées semblent s’être majoritairement attachées à  la phase amont de la dématérialisation de leurs documents et courriers entrants au format papier, celle liée à  l’automatisation de leur traitement via des solutions de scanning ou de numérisation. D’ici 2010, les besoins devraient progressivement évoluer vers un recours plus important à  des solutions d’archivage électronique (à  valeur probante ou non), d’activation de workflows pour la validation, le contrôle, l’identification des gestionnaires de documents, etc., ainsi qu’à  des solutions d’extraction automatique de données contenues dans ces documents entrants afin de les intégrer au système d’information et/ou aux applications de l’entreprise (métiers, GED, etc.).

Comme le remarque Hélène Mouiche, chargée d’études senior, responsable de cette étude chez Markess International, «  un certain nombre d’éléments semble encore freiner les organisations dans leur volonté d’aller plus loin dans la dématérialisation de documents entrants ou d’engager une véritable politique dans ce sens : une culture papier encore fortement ancrée et associée fréquemment à  une peur du changement, des investissements à  consentir jugés trop coàûteux, des projets qui leur semblent complexes à  mener à  bien…« 

Les organisations basculent progressivement dans l’ère du numérique : 78% de l’ensemble de leurs documents et courriers entrants sera dématérialisé en 2010 contre 43% en 2008. De même, elles avancent de nombreux bénéfices tangibles qui devraient favoriser cet essor : meilleure traçabilité, gain de temps, amélioration du partage de l’information, réduction des coàûts, optimisation du stockage et de l’archivage…

Source : https://www.markess.fr