Gestion documentaire : DocuWare accélère sur l’IA et prépare une nouvelle génération de sa plateforme

La gestion documentaire est en train de changer de dimension. Longtemps considérée avant tout comme un moyen de dématérialiser, classer et archiver les documents, elle tend aujourd’hui à devenir une véritable couche d’orchestration entre les données, les processus métier et les outils de gestion.

La réforme de la facturation électronique contribue fortement à cette évolution. Pour les entreprises, l’enjeu ne consiste plus seulement à recevoir ou émettre une facture dans un format conforme. Il faut aussi être capable de rapprocher cette facture d’une commande, d’un bon de livraison ou d’un contrat, de vérifier les informations qu’elle contient, de la transmettre au bon interlocuteur et de traiter rapidement les éventuelles anomalies.

Dans ce contexte, DocuWare France enregistre une croissance de 14 % sur l’exercice 2025 et plus de 300 nouvelles signatures clients, soit une progression de 50 % par rapport à 2024. La France constitue le troisième marché mondial du groupe, derrière les régions DACH et Amérique du Nord.

La facture électronique, catalyseur de l’automatisation documentaire

La réforme agit comme un accélérateur pour des projets qui dépassent largement la seule conformité réglementaire.

Les entreprises cherchent notamment à limiter les ressaisies, raccourcir les circuits de validation, accélérer le traitement des litiges ou encore disposer d’une meilleure visibilité sur leurs engagements et leur trésorerie.

En tant que plateforme agréée pour la facturation électronique, DocuWare entend ainsi inscrire la facture dans son contexte documentaire global. Une facture fournisseur ne constitue en effet qu’un élément d’un processus plus large associant potentiellement devis, bons de commande, bons de livraison, contrats, courriels ou documents justificatifs.

La GED devient alors le point de liaison entre ces différentes informations et les applications de gestion de l’entreprise.

Cette évolution se traduit par une demande soutenue dans plusieurs secteurs. Au niveau international, DocuWare constate notamment une progression dans l’industrie manufacturière, l’immobilier et les transports. En France, le BTP, la sous-traitance aéronautique et automobile ainsi que les sociétés de services figurent parmi les secteurs particulièrement dynamiques.

L’IA pour comprendre les documents, et pas seulement les numériser

Cette transformation s’accompagne d’une intégration croissante de l’intelligence artificielle dans les outils documentaires.

L’objectif n’est plus uniquement de convertir une image ou un document papier en fichier numérique, mais de permettre au système de reconnaître le type de document reçu, de comprendre son contenu, d’en extraire les informations importantes puis de déclencher automatiquement les actions associées.

DocuWare développe cette approche autour de son offre IDP, pour Intelligent Document Processing.

La solution peut par exemple identifier la nature des pièces reçues, séparer automatiquement différents documents regroupés dans une même liasse, extraire certaines données, les classer dans les bons dossiers puis initier les workflows correspondants.

L’un des apports récents concerne l’extraction dite « Zero Shot ». Cette technologie fondée sur l’IA vise à extraire des informations sans nécessiter au préalable une longue phase d’apprentissage spécifique à chaque type de document. Les corrections réalisées ensuite par les utilisateurs permettent d’améliorer progressivement le traitement.

Cette évolution répond notamment à une limite historique des solutions de reconnaissance documentaire : la nécessité de paramétrer ou d’entraîner des modèles différents pour chaque typologie de document ou chaque fournisseur.

DocuWare fait également évoluer ses capacités d’OCR, désormais disponibles pour une vingtaine de langues, et ajoute une fonctionnalité de rapprochement avec des données de référence, le Master Data Matching.

Cette dernière permet de comparer les données extraites d’un document à celles provenant d’autres référentiels de l’entreprise afin de les vérifier, les compléter ou les corriger.

Un enjeu particulièrement important dans une logique de qualité des données : plus les traitements sont automatisés, plus la fiabilité des informations utilisées en entrée devient déterminante.

Réduire le traitement manuel des flux

L’automatisation documentaire vise ainsi à prendre en charge une partie des opérations administratives répétitives aujourd’hui encore réalisées manuellement.

Parmi les cas d’usage figurent notamment le traitement des commandes clients, les confirmations de livraison, la gestion des factures ou encore la constitution automatique de nouveaux dossiers.

Selon les premiers projets observés par DocuWare, le temps consacré à certains de ces traitements peut être réduit d’au moins moitié.

L’intérêt ne réside cependant pas uniquement dans le gain de temps. L’automatisation vise également à réduire les erreurs de saisie, homogénéiser les processus et assurer une meilleure traçabilité des opérations.

Dans les processus financiers, par exemple, la capacité à relier automatiquement une facture à une commande et à un bon de livraison peut permettre de réserver l’intervention humaine aux exceptions : écarts de montant, référence absente, fournisseur non reconnu ou validation particulière.

L’IA intervient alors davantage comme un outil d’assistance au traitement que comme un substitut total au contrôle humain.

DocuWare Aura : dialoguer avec le patrimoine documentaire

L’autre axe de développement concerne l’accès à l’information.

Avec DocuWare Aura, l’éditeur travaille sur un assistant intelligent permettant d’interroger les documents et les données archivés dans la plateforme.

Dans les entreprises, une part importante du temps consacré à l’information documentaire ne concerne pas sa création mais sa recherche : retrouver une clause dans un contrat, identifier une information dans plusieurs factures, comparer des documents ou obtenir rapidement la synthèse d’un dossier.

Les assistants reposant sur l’IA générative peuvent modifier cette relation à l’information en permettant aux collaborateurs de formuler directement une question plutôt que de multiplier les recherches par mots-clés ou de parcourir manuellement plusieurs pièces.

Cette approche suppose toutefois de disposer d’un patrimoine documentaire structuré, correctement indexé et sécurisé. L’efficacité des outils d’IA reste en effet directement liée à la qualité des informations auxquelles ils accèdent.

Une nouvelle expérience utilisateur à l’automne 2026

Ces évolutions technologiques doivent converger à l’automne 2026 avec l’arrivée progressive du nouveau DocuWare.

Cette nouvelle génération de la plateforme proposera une interface repensée ainsi qu’une expérience mobile renforcée, afin de faciliter la capture, le traitement, la validation et la consultation des documents aussi bien au bureau qu’en mobilité.

Pour DocuWare, l’objectif consiste à combiner trois évolutions longtemps abordées séparément : la dématérialisation documentaire, l’automatisation des workflows et l’intelligence artificielle.

La réforme de la facturation électronique pourrait accélérer cette convergence. En obligeant les entreprises à repenser une partie de leurs flux financiers, elle les conduit également à s’interroger sur la manière dont circulent, sont contrôlées et sont exploitées les informations associées.

La gestion documentaire ne se limite alors plus à conserver les documents : elle participe directement à la qualité des données, à la fluidité des processus et à la capacité de l’entreprise à automatiser ses opérations.